• Standardmäßig verrechnet unsere Software im privaten Wahltherapeuten-Modus. Solltest du bereits private Leistungen erfasst haben, beachte bitte die Hinweise unten Ich stelle von Wahltherapie auf Kassenvertrag um….
• Starte die Verwaltung unter Menü:
  • Bücher » Betriebsbuch » Kassenverträge
  • Gib dein Fach, dein Bundesland und deine Vertragspartner-Nummer ein.
  • Wähle in der Liste unterhalb, mit welchen Sozialversicherungsträgern du einen Vertrag hast.
    • Gib Beginn-Datum, Intervall (Quartal oder monatlich) je Vertrag ein
    • Mit „Speichern“ wird der Vertragskassen-Modus bei dieser Kasse aktiviert.
• Ab sofort wird im Patientenbuch bei der Auswahl einer Vertragskasse die Behandlungsserie als Vertragskassen-Serie behandelt:
  • Diese Serie kann nicht privat abgerechnet werden; sie ist automatisch Bestandteil der nächsten Kassenabrechnung.
  • Alle Behandlungsscheindaten müssen zwingend erfasst werden.
  • Es können nur Tarif-Positionen aus der Preisliste der jeweiligen Vertragskasse gewählt werden.
  • Zukünftige Leistungen dürfen gemäß Software-Zertifizierung nicht vorab erfasst werden.

Angestellte:

• Lege fest, welche deiner angestellten Kolleginnen im Vertrag mit abgerechnet werden sollen.
• Der angestellte Kollege kann nicht selber eine Abrechnung erstellen; seine Leistungen werden beim Ansteller mit abgerechnet.
  • Die angestellte Kollegin muss in ihrem eigenen Betriebsbuch ebenfalls festlegen, für welche Verträge sie arbeitet.
  • Beachte bitte eventuelle tariflichen Unterschiede zwischen Anstellende und Angestellten.

Hinweise:

• Die Vertragskassenabrechnung ist eine Sammelrechnung über einen definierten Zeitraum (Quartal oder Monat).
  • Es können nur alle Scheine gesammelt abgerechnet werden, nicht einzelne Scheine.
    • Es ist möglich, einzelne Scheine aus der nächsten Verrechnung heraus zu halten: „Abrechnen“-Check in der Patientenbuch-Serie des Behandlungsscheines.
  • Pro Zeitraum und Sozialversicherungsträger kann nur eine Abrechnung geschickt werden.
  • Die Abrechnung darf erst nach Ablauf des abzurechnenden Zeitraums durchgeführt werden.
• Beachte die Auftrennung der Leistungen nach dem Datum der Leistungserbringung:
  • Wurde zum Beispiel ein Schein privat begonnen und dann nach Vertragsbeginn fertig gemacht, müssen dessen Leistungen auch nach privaten und gemäß Vertrag erbrachten Leistungen getrennt abgerechnet werden. Erstelle zu diesem Zweck zwei getrennte Behandlungsserien.
  • Bereits vorhandene private Serien bleiben in der Privatverrechnung. Neue Serien bei einer Vertragskasse werden automatisch als Vertragsserie erstellt.
  • Eventuell stellt die Software bisherige Serien mit einer eigenen „privaten Kasse“ dar, zum Beispiel ÖGK-privat. Damit ist klar erkennbar, dass das eine privat verrechnete Serie der ÖGK aus der Zeit vor dem Kassenvertrag war.
    • Diese neue Zuordnung wird beim Einrichten eines Kassenvertrages automatisch im Hintergrund durchgeführt.

• Bitte kontaktiere unseren Support.

Wie muss die Anstellung im Programm eingerichtet werden?.

1. Die angestellte Kollegin muss in ihrem Account den selben Kassenvertrag einrichten wie die anstellende Therapeutin.
2. Die anstellende Therapeutin hat bei ihrer Vertragskassen Verwaltung im Betriebsbuch einen Button Anstellungen. Hie kann sie festlegen, dass die Kollegin per Kassenvertrag als angestellt behandelt wird.
3. Diese Einstellungen haben zur Folge, dass die angestellte Kollegin nicht selbst abrechnen kann, sondern alle ihre Vertragskassenleistungen zusammen mit der anstellenden Therapeutin mit abgerechnet werden.

Muss für die angestellte Therapeutin eine eigene Preisliste geführt werden?

Im Programm gilt prinzipiell für alle Kolleginnen eines Faches in einem bestimmten Bundesland und bei einem bestimmten Sozialversicherungsträger die selbe Preisliste! Es muss also keine weitere Preisliste geführt werden. Außer… siehe nächsten Punkt!

Sollten jeweils unterschiedliche Tarifpositionen für anstellenden und angestellten Therapeuten gelten, darf jeder nur die ihm zustehenden Tarifpositionen im Patientenbuch verwenden.

Die Tarif-Positionen und -Preise werden in einer einzelnen gemeinsamen Liste unter Menü Kassa » Vertragskassentarife bearbeiten geführt. Es müssen zumindest jene Tarife eingepflegt werden, die in deiner Praxis Verwendung finden.

• Bezüglich der App und der Abrechnung: ja
  • Sollte es Neuerungen oder Änderungen beim Format der Vertragspartner-Abrechnung (sog. DVP) geben, werden wir die Software natürlich rechtzeitig aktualisieren.
  • Daher ist es wichtig, immer mit der aktuellen Software abzurechnen. Prüfe vor jeder Abrechnung auf Updates. Klicke dazu im Menü Hilfe auf Suche nach Updates.
• Bezüglich der Preislisten: nein
  • Die verwendeten Tarif- und Preislisten müssen eigenverantwortlich aktualisiert werden. Siehe die FAQ zur Leistungserfassung für Details.

„Ärzte, Dentisten und sonstige Vertragspartner haben Anspruch auf einen Ausgleich, der sich nach den von den Sozialversicherungsträgern, den Krankenfürsorgeeinrichtungen und den von den Trägern des öffentlichen Fürsorgewesens gezahlten Entgelten für Leistungen im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 19 UStG 1994 richtet.“

Siehe Gesundheits- und Sozialbereich-Beihilfengesetz

• Werden die Tarifpositionen und deren Preise von euch eingespielt?
  1. Nein, die Aktualisierung der Tarife muss von dir selbst mit Hilfe einer eigenen App erledigt werden unter Menü: Kassa » Vertragskassentarife bearbeiten

• Wo kann ich die vorhandene Tarifliste meines Bundeslandes ansehen?
  1. Wähle dein Fachgebiet, dein Bundesland und den Sozialversicherungsträger.
  2. Eine eventuell im System bereits vorhandene Tarifliste mit den Preisen wird angezeigt.
  3. Wenn noch keine Liste hinterlegt ist, kann dies einfach nachgeholt werden; siehe unten.

• Woher bekomme ich die Tarifliste meines Bundeslandes?
  1. Besorge dir von deiner Vertragskasse die offizielle Tarifliste. Diese muss zumindest die offizielle Tarifbezeichnung („Positions-Code“) und einen aktuellen Preis enthalten?
  2. Eventuell werden die Listen über die Webseiten deiner Berufsvertretung zur Verfügung gestellt.

• Wie kann ich einen Tarif ändern oder einen neuen erfassen?
  1. Achtung! Siehe unterhalb: Worauf muss beim Editieren der Tarifpositionen besonders geachtet werden?
  2. Wähle deine Tarifliste, siehe oben.
  3. Markiere die vorhandene Tarif-Position oder erstelle eine neue Position mit Eine neue Position hinzufügen
     1. Gib nun den Positionscode genauso ein wie auf der offiziellen Tarifliste angezeigt.
        • Achtung! Inkorrekt erfasste Codes führen dazu, dass die Kasse die Leistung nicht honorieren wird.
     2. Die interne Bezeichnung der Leistungsposition kann von dir frei gewählt werden.
  4. Hinweis: Es muss nicht die ganze Tarifliste erfasst werden. Erfasse nur jene Positionen, die du tatsächlich verwendest.

• Wie kann ich einen Preis ändern oder einen neuen erfassen?
  1. Achtung! Siehe unterhalb: Worauf muss beim Editieren der Tarifpositionen besonders geachtet werden?
  2. Wähle deine Tarifliste, siehe oben.
  3. Markiere die vorhandene Tarif-Position.
  4. Wähle unten Preis der ausgewählten Position anzeigen
  5. Erfasse den neuen Preis gemäß der offiziellen Tarifliste mit korrektem Gültig-Ab-Datum.

1. Checke erstmalig, ob deine Vertragspartner-Preisliste
   • einen Hausbesuch-Tarif enthält und dieser als Hausbesuch gekennzeichnet ist, sowie
   • eine Kilometergeld-Position enthält und diese als Kilometergeld gekennzeichnet ist.
   • Öffne dazu die Preisliste unter dem Menü Kassa » Vertragskassentarife bearbeiten.
   • Ergänze gegebenenfalls deine Preisliste um diese beiden Tarife: Anleitung siehe vorige FAQ.
   • Stelle sicher, dass der Preis des Kilometergeldes zum jeweiligen Datum korrekt ist.
2. Patientenbuch - Kassenvertrag Serie: Erfasse in der Verordnung den Hausbesuch-Tarif gleich wie jeden anderen Tarif.
   • Als Anzahl wähle wie oft du voraussichtlich zum Hausbesuch fahren wirst.
   • Hinweis: Die Kilometergeld-Position wird in der Verordnung nicht angezeigt. Das ist korrekt so.
3. Patientenbuch - Behandlung an diesem Tag:
   • Wähle den verordneten Hausbesuch mit Anzahl 1.
   • Wähle die Kilometergeld-Position mit der Anzahl deiner tatsächlich an diesem Tag gefahrenen Kilometer.
4. Vertragskassenabrechnung: Sowohl Hausbesuch als auch die Kilometer werden taggenau mit der erfassten Anzahl abgerechnet werden.

• Das Wichtigste ist der Positions-Code. Ist dieser Code falsch eingegeben, wird der Versicherungsträger nichts vergüten.
• Bei einer völlig neuen Position darf
  • keinesfalls die alte Tarif-Position mit den Daten der neuen Position überschrieben werden - Auch dann nicht, wenn die neue Position im Praxis-Alltag die alte de-facto ersetzt! Erstelle in diesem Fall immer eine neue Position. Die bisherige Tarifposition bleibt somit erhalten.
• Gilt für eine Position ein neuer Preis ab einem bestimmten Datum (Klassiker: 01.01. eines Jahres) so darf
  • keinesfalls der alte Preis mit dem neuen Preis überschrieben werden. Erfasse in diesem Fall immer einen neuen Preis gemäß der offiziellen Tarifliste mit dem neuen Gültig-Ab-Datum. Der bisherige Preis bleibt somit erhalten.
• Es muss immer eine Schein-Trennung durchgeführt werden.
  • Was bedeutet das? Ein Beispiel: Angenommen ab 01.01.2022 gelten völlig neue Positionscodes… dann bedeutet das:
    • Leistungen mit Behandlungsdatum 2021 müssen mit den Codes von 2021 in der Dokumentation erfasst und verrechnet werden.
    • Leistungen mit Behandlungsdatum 2022 müssen mit den Codes von 2022 in der Dokumentation erfasst und verrechnet werden.
    • Das muss selbst dann so durchgeführt werden, wenn ein Schein 2021 begonnen wurde und derselbe Schein erst 2022 abgeschlossen wird. In unserer Dokumentation ist das dadurch zu erreichen, dass eine 2021/2022 gemischte Verordnung erfasst wird.

1. Rufe den Patienten in der Dokumentation (Patientenbuch) auf
2. Öffne den blauen Reiter „Dokumente“
3. Verwende das Menü Pdf Formulare
   1. Die Stammdaten sind schon vorausgefüllt.
   2. Füge weitere Formulardaten ein und drucke oder exportiere das Formular dann - je nach Bedarf.
   3. Die Dokumentenverwaltung speichert das PDF automatisch beim jeweiligen Patienten. Du musst dich nicht manuell um das Speichern kümmern.

1. Aktualisiere regelmäßig die Liste der Vertragstarif-Positionen bei Veröffentlichung neuer Preislisten durch den Sozialversicherungsträger.
   1. Es ist kein Problem, wenn der Preis einer Tarif-Position zum Zeitpunkt der Leistungserfassung nicht aktuell sein sollte. Spätestens zum Zeitpunkt der Erstellung der Abrechnung müssen jedoch aktuelle Preise im System vorhanden sein, sonst rechnest du mit falschen Preisen ab.
2. Erfasse alle Leistungen aller Scheine - entweder im täglichen Arbeitsprozess oder in einer Sitzung am Ende des Abrechnungszeitraumes
   1. Achtung! Laut Vorgaben des Hauptverbandes muss jede zertifizierte Vertragskassen-Software die Uhrzeit zwingend mitprotokollieren, wann eine Leistung im System erfasst wurde. Diese Information wird in jeder Abrechnung an die Vertragskasse mit geschickt. Die Vertragskasse erfährt also deine Arbeitsweise mit der Software sehr genau.
   2. Das Behandlungsdatum einer Therapieleistung darf maximal drei Jahre zurückliegen.
3. Scanne oder kopiere den Verordnungs- oder Überweisungsschein mit Hilfe unserer Dokumentenverwaltung (blauer Reiter „Dokumente“). Es ist schon vorgekommen, das die Vertragskasse nach Jahren um eine entsprechende Kopie angefragt hat.
4. Checke in der Seriendokumentation ( = Behandlungsschein) die Checkbox „Abrechnen“ rechts neben der Kassen-Auswahl, wenn dieser Schein abgerechnet werden soll.
5. Überprüfe auf ein ELDA-Update und installiere dieses gegebenenfalls.
6. Starte die Vertragskassenabrechnung unter dem Menü:
   1. Kassa » Vertragskassenabrechnung
7. Prüfe alle Scheine:
   1. Grün markierte Scheine können abgerechnet werden.
   2. Rot markierte Scheine können nicht abgerechnet werden - Am linken Zeilenkopf wird die Begründung angezeigt, zum Beispiel, dass die Sozialversicherungsnummer nicht richtig ist.
      1. So schützt dich das Programm davor, unvollständige und damit nicht verrechenbare Scheine zu senden.
   3. Hinweis Nachverrechnungsscheine bzw. Folgescheine: Es ist normal, dass noch nicht fertige Scheine auf zwei oder mehrere Abrechnungsintervalle gesplittet werden und dadurch mehrfach in der Liste auftauchen können. Du musst dich um diese sogen. „virtuellen“ Scheine nicht kümmern - unsere Abrechnung ordnet die Leistungen automatisch dem richtigen Schein zu.
8. Setze den Ausgleichsatz ein (zumeist 3,4%) - sofern er nicht ohnedies schon vorgeschlagen wurde.
   1. „Ausgleichsatz“? - Was ist das?
9. Erstelle die Abrechnung
   1. Die Abrechnung wird im Hintergrund automatisch archiviert - So ist sie auch in Zukunft über die Auswahlliste „Zeitraum“ oben abrufbar.
   2. Zugleich wird eine „Abrechnungsliste“ (in einigen Bundesländern auch eine „Folgescheinliste“) erstellt. Diese kann rechts über den Button Dokumente in einer Druck-Vorschau angesehen, gedruckt oder als Word-Datei exportiert werden. In den Fällen, in denen die Verordnungsscheine immer noch per Post an die Krankenkasse geschickt werden müssen, ist diese Liste das geeignete Begleitdokument.
10. Versende die Abrechnung mittels ELDA
    1. Button: ELDA Senden
    2. Stelle sicher, dass dir ELDA eine sogen. „Meldebestätigung“ als Nachweis über den Sendevorgang ausdruckt oder zumindest abspeichert. Überprüfe dies gegebenenfalls direkt in der ELDA-Software, wenn du dir unsicher bist.
11. Die Abrechnung wurde mit einer Rechnungsnummer versehen und automatisch in der EA-Rechnung als offener Posten vermerkt.

Ja, prinzipiell kann eine Vertragskassenabrechnung storniert werden. ABER:

• Die Abrechnung wurde bereits mittels ELDA an die Kasse gesandt. Führe eine Stornierung niemals ohne vorherige Rückfrage bei der Kassen-Verrechnungsstelle durch.
• Storniere niemals eine Abrechnung aus der Vergangenheit; das heißt, wenn die Abrechnung nicht die allerletzte Abrechnung ist - außer die Krankenkasse wünscht dies ausdrücklich.
• Storniere eine Abrechnung aus der Vergangenheit auch dann nicht, wenn sich nach Monaten herausstellt, dass der Patient bei einer anderen Kasse versichert war und die Empfänger-Kasse demgemäß die Honorierung dieses Scheines abgelehnt hat.
  • Belasse den falsch zugeordneten Schein dort wo er ist und erstelle im Gegenzug eine völlig neue Serie im Patientenbuch und ordne diese neue Serie nun der korrekten Kasse zu. Dieser Schein wird mit der nächsten Abrechnung zur richtigen Kasse geschickt werden.
• Solange die Abrechnung nicht gesendet wurde und es die letzte (=jüngste) Abrechnung ist, hast du gewisse „Freiheiten“ beim Stornieren:
  • Du hast einen Schein vergessen und möchtest ihn dabei haben. Ok. Stornieren - Schein erfassen - Und wieder abrechnen.
  • Du hast eine fehlerhafte Eingabe bei einem Schein entdeckt. Ok. Stornieren - Schein korrigieren - Und wieder abrechnen.
  • Du hast entdeckt, dass ein Preis nicht stimmt. Ok. Stornieren - Preis in der App korrigieren - Und wieder abrechnen.

• Der frühest mögliche Abrechnungszeitraum ist immer das Vorquartal des aktuellen Quartals.
• Abrechnen des aktuellen Quartals ist nicht erlaubt.
• Die Software schlägt daher immer jenes Quartal vor, für welches gemäß heutigem Datum, eine Abrechnung durchführbar wäre.
• Scheine aus dem aktuellen Quartal sind daher rot (= nicht abrechenbar) markiert. Du musst auf den Beginn des nächsten Quartals warten; dann sind sie abrechenbar.
• Sinngemäß gilt das Gesagte auch für Vormonate bei monatlicher Abrechnung.

Siehe ELDA HelpDesk: Wie kontrolliere ich, ob und was ELDA gesendet hat?