Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV, BGBl. II Nr. 210/2016) bestimmt, dass unter bestimmten Voraussetzungen signierte Honorarnoten zu erteilen sind (Registrierkassenpflicht).

Wann brauchst du (k)eine Registrierkasse?

Je nach Höhe deines Gesamtumsatzes kannst du also entweder bis zu 7.500 Euro oder bis zu 15.000 Euro jährlich in Form von Barzahlungen einnehmen, ohne dass eine Registrierkassenpflicht entsteht.

Beachte, dass im Zusammenhang mit der Registrierkasse zwar von „Barzahlungen“ gesprochen wird, aber dass damit rechtlich nicht nur Bargeld gemeint ist. Vielmehr definiert der Gesetzgeber sämtliche Zahlungsarten als Barzahlung, mit denen unmittelbar vor Ort bezahlt werden kann. Dazu zählen also insbesondere:

• Zahlungen mit Bargeld (Münzen und Geldscheine)
• Sämtliche Arten von Kartenzahlungen, welche direkt vor Ort erfolgen (z.B. Bankomatkarte, Kreditkarte und Debitkarte)
• Zahlungen mittels Smartphones oder Smartwatches (z.B. Apple Pay, Google Pay und Samsung Pay)
• Einlösung von Gutscheinen

Siehe auch die sehr informative Seite der Wirtschaftskammer zur Registrierkassenpflicht.

• FAQ Grundsätzliche Informationen: faq-rksv.pdf
• Belegprüfung Start- und Jahresbeleg: belegcheck-rksv.pdf

1. Die arge therapie software ist eine fertige Registrierkassen-Software. Bei Bedarf kann jederzeit und sofort die technische Sicherheitseinrichtung (SEE) mit deinem Zertifikat, welches mit deinen Daten (FA- und Steuernummer; E-Mail Adresse) ausgestellt werden muss, aktiviert werden. Diese Zertifikat kann mit einem Online Bestell-Formular direkt in unserer Software unter Menü Kassa » Registrierkassenverwaltung bestellt werden.
2. Nach Begleichung der Zertifikat-Kosten von € 144,- (inkl. 20% Ust) wird dir dein Zertifikat zugestellt per E-Mail.
   1. Hinweis: Das Online-Zertifikat ist 5 Jahre gültig; es muss vor Ablauf rechtzeitig erneuert werden.
3. Mit diesen Unterlagen kannst du deine Kasse aktivieren. Ein Assistent der App hilft dir dabei.
4. Die Registrierkasse und die SEE muss durch dich oder durch deinen steuerlichen Vertreter manuell in FinanzOnline angemeldet werden. Auch dabei hilft der Assistent.
5. Abschließend wird ein Startbeleg erstellt und geprüft. Wir empfehlen die Prüfung mittels BelegCheck-App des BMF, siehe Step-by-step Anleitung Belegprüfung unterhalb.
6. Mit der Bestätigung durch die App ist die Registrierkasse erfolgreich in Betrieb genommen und einsatzbereit. Alle Barrechnungen werden ab sofort gemäß RKSV signiert.

Startbeleg- oder Jahresbelegprüfung mit der Belegcheck-App als PDF: belegcheck-rksv.pdf

• Das Prüf-Prozedere beim Start- wie auch beim Jahresbeleg ist identisch.
• Jährlich wiederkehrend muss jede Registrierkasse einen Jahresbeleg erstellen und diesen gültig prüfen. Das Prüfergebnis muss bis spätestens 15. Februar in FinanzOnline gemeldet werden.
  • Achtung, diese Verpflichtung besteht auch bei beruflichen Pausierungen!
• Unsere Software erstellt und prüft den Jahresbeleg nicht automatisch. Das muss manuell geschehen.
• Wir empfehlen die Prüfung mittels BelegCheck-App des BMF. Diese App führt die Prüfung und die Meldung automatisch durch.
• Wichtige Hinweise:
  • Auch wenn du die Registrierkasse zuletzt nicht verwendet hast, ist die Meldung verpflichtend.
  • Der Jahresbeleg kann bei unserer Registrierkasse ausnahmslos erst nach Jahreswechsel erstellt werden.
  • Im neuen Jahr muss zuerst der Jahresbeleg erstellt werden. Erst danach können wieder Barrechnungen signiert werden.
• Die BelegCheck-App des BMF kann hier heruntergeladen werden:
  • Für Android Handys: https://play.google.com/store/apps/details?id=at.gv.bmf.belegcheck&hl=de
  • Für iPhone: https://apps.apple.com/at/app/bmf-belegcheck/id1121626510
  • Anfordern des Authentifizierungscodes für die Belegprüfung per Video erklärt: http://wko.tv/video/7314
  • Die Belegprüfung per Video erklärt: http://wko.tv/video/7315

• Der arge therapie software ist es sehr wichtig, dass den Kolleginnen durch die RKSV keine zusätzlichen Kosten zu unseren günstigen Konditionen entstehen. Die Registrierkassen-Funktion ist daher bei uns eine kostenlose Erweiterung.
• Allerdings müssen die RKSV-Zertifikate zum Betrieb einer Registrierkasse frei am Markt erworben werben. Wir verwenden die Zertifikate von A-Trust. Diese sind das günstigste Angebot am Markt.
  • Die Bestellung wickeln wir für dich ab. Die Zertifikat-Kosten belaufen sich derzeit auf € 144,- (inkl. 20% Ust). Unsere Einkaufskosten liegen bei ca € 110,- Du siehst, wir geben die Zertifikate faktisch zu den Selbstkosten weiter.
  • Das A-Trust Online-Zertifikat ist 5 Jahre gültig. Danach muss es wiederum kostenpflichtig erneuert werden.

Ich verwende eine andere Registrierkasse: Kann ich mit dieser Kasse bei eurem Programm weitermachen?

• Ja und Nein.
  • Ja, unsere Software und eine andere Registrierkasse können natürlich parallel verwendet werden. Du kannst zB in unserer App die Honorarnote erstellen und anschließend in einem anderen Registrierkassen-System den Beleg-Bon.
  • Nein, gemäß Verordnung darf das Registrierkassenprotokoll einer fremden Registrierkasse nicht in unsere Registrierkasse importiert werden. Wenn du also unsere Software auch als Registrierkasse verwenden willst, muss bei uns eine neue Registrierkasse angemeldet werden.
• Achtung: Der selbe Barzahlungsvorgang darf nur einmal in einer Registrierkasse (egal welche!) erfasst werden!
• Bei einem Wechsel muss nicht zuerst die eine Registrierkasse abgemeldet werden, um eine andere anzumelden. Mehrere Registrierkassen dürfen parallel verwendet werden.

• Nein.
  Wir bieten gezielt nur für den laut § 6 Abs. 1 Z 19 des UStG umsatzsteuerfreien Therapiesektor mit 0% Ust-Satz an.
• Bei gewerblicher Tätigkeit (zB als Gewerbliche Heilmasseurin oder bei Supervision in der Psychotherapie) kann unsere Registrierkasse nur unter der Bedingung der Kleinunternehmer-Regelung verwendet werden.

• Alle Daten der Registrierkasse werden im einheitlichen Daten-Ordner unserer Apps gespeichert. Sie kommen bei einer Übersiedlung auf ein anderes Gerät automatisch mit. Du musst dich um die Registrierkase nicht extra kümmern.

Das Online-Zertifikat ist laut den Geschäftsbedingungen von A-Trust 5 Jahre lang gültig und muss vor Ablauf rechtzeitig erneuert werden.

- Das neue Zertifikat kann mit einem Bestell-Formular direkt in unserer Software unter Menü Kassa » Registrierkassenverwaltung bestellt werden.

1. Nach Begleichung der Zertifikat-Kosten von € 144,- (inkl. 20% Ust) wird dir dein Zertifikat per E-Mail zugestellt.
2. Mit diesen Unterlagen kannst du die neue SEE aktivieren. Ein Assistent der App hilft dir dabei.
3. Die neue SEE muss durch dich oder durch deinen steuerlichen Vertreter manuell in FinanzOnline angemeldet werden. In FinanzOnline wird die SEE als „Sigelerstellungseinheit“ bezeichnet. Auch dabei hilft der Assistent.
4. Fertig!
   1. Es muss kein Extra-Beleg („Nullbeleg“) erstellt werden; kann man aber als Funktionsprüfung machen.
   2. Es muss auch keine neue Kasse in FinanzOnline angemeldet werden.
   3. Alle Barrechnungen werden ab sofort mit dem neuen Zertifikat signiert.

Unser Verwaltung hat keine automatische Abmeldefunktion; du must das manuell machen. Bitte befolge diese Schritte:

1. Öffne unter Menü Kassa » Registrierkassenverwaltung die Verwaltung deiner Registrierkasse.
2. Verwende den Button Kassa außer Betrieb nehmen
   1. Folge dem Assistenten und erstelle einen Schlussbeleg.
   2. Hinweis: Es ist gesetzlich weder nötig, den Schlussbeleg in Finanz Online hochzuladen, noch muss man den Beleg mit der App checken. Verboten ist es aber auch nicht.
3. Logge dich in dein Finanz Online ein.
   1. Melde dort deine Registrierkasse ab.
   2. Ein Hinweis: Es ist nicht zwingend nötig, auch die Signatureinheit („SEE“) abzumelden. Solltest du sie später oder bei einer anderen Registrierkasse eventuell brauchen, solte sie nicht abgemeldet werden.
   3. Noch ein Hinweis: Das Scannen des Schlussbeleges mit der BelegCheck-App wird nicht als Abmeldung bei FinanzOnline wahrgenommen werden. Der Schlussbeleg ist schlicht und ergreifend der letzte Nullbeleg, den eine Registrierkasse vor ihrem Ende noch erstellen kann / darf. Der Schlussbeleg enthält - So wie alle anderen Nullbelege auch! - keinen Hinweis auf seinen Verwendungszweck.

Wichtig bei der Pflicht zur Belegerteilung ist, dass dies „zeitnah“ - wie die Verordnung sagt - erfolgt. Zeitnah meint, dass der Kunde unmittelbar und ohne Verzögerung nach dem Barzahlungsvorgang über den Beleg verfügen kann.
Es kommt daher nicht auf die Form an. Sowohl die Papierform als auch (zusätzlich oder alternativ) die digitale Form sind erlaubt.

Letztlich ergeben sich drei Möglichkeiten mit unserer Registrierkasse:

1. Ausdruck auf Bondrucker
2. Ausdruck auf A4-Papier

• und ergänzend oder alternativ zu 1. und 2.: Versand per E-Mail » Siehe dazu unseren HelpDesk.

• Anforderungen an den Bondrucker
  • Der Bondrucker muss als Windows Drucker installierbar sein.
  • Die Papierrollenbreite muss 80 mm betragen.
• Zum Aktivieren verwende Menü Kassa » Registrierkassenverwaltung und dort den Button Bondrucker.

Nein, inzwischen nicht mehr.

Früher haben wir Chipkarten-Zertifikate unterstützt, jedoch hat A-Trust die Aktivierung der ursprünglich an uns ausgestellten Chipkarten zurückgezogen. Angeblich war das rechtlich notwendig. Es war also nicht unsere Entscheidung, das Angebot der Chipkarten-Zertifikate einzustellen.

Verwende statt dem Chipkarten-Zertifikat ein Online-Zertifikat. Du kannst dieses direkt in der App unter dem Menü Kassa » Registrierkassen-Verwaltung bestellen.

• Die Registrierkasse erfasst nur Bareinnahmen.
• Die Erfassung der Einnahme erfolgt sekundengenau mit dem Erstellungsdatum des Belegs.
• Unbare Einnahmen oder offene Posten scheinen daher in der Registrierkasse niemals auf.
• Das Bezahlt Datum einer unbaren Rechnung kann in einem anderen Jahr als jenem des Ausstellungsdatum liegen.

Laut gängiger Praxis müssen diese Belege bei Bedarf ausdruckbar sein; sie müssen nicht zwingend direkt bei Erstellung ausgedruckt werden.

1. Öffne die Verwaltung über Menü Kassa » Registrierkassenverwaltung
2. Drücke den Button DEP-Ordner öffnen
3. Der Datei-Explorer öffnet sich. Wechsle im Datei Explorer auf den übergeordneten Ordner. Dort befinden sich die gesuchten Belege als PDF-Dateien.

• Starte mit Menü Kassa » Registrierkassenverwaltung und dort mit dem Button DEP-Ordner öffnen.
  • Der Datei-Explorer öffnet sich. In diesem Ordner befinden sich alle Exporte in 2 Versionen: Ein nur technisch lesbares Format (JSON) bzw eine menschlich lesbare PDF-Datei des Protokolls.

Solltest du keinen Zugang zu unserer Software mehr haben, dann kann der Daten-Ordner unserer Software manuell durchsucht werden:
Wähle bitte diesen Pfad: ARGEPHYSIO\User1\RegKasse\#NameDeinerKasse#\DEP

• Es ist keine manuelle Sicherung notwendig. Unsere Software sichert das Protokoll automatisch im Hintergrund zum richtigen Zeitpunkt im Daten-Ordner, siehe FAQ oberhalb.
  • In diesem Zusammenhang ist dem Gesetzgeber besonders wichtig, dass die Protokolle für den Zeitraum von mindestens 7 Jahren nicht verloren gehen. Das wird durch unser automatisches Backup des Daten-Ordners gewährleistet, denn die exportierten Protokolle werden mitgesichert.
• Eine gesetztliche Notwendigkeit zur abermaligen Verschlüsselung des Protokolls besteht nicht.
• An sich fordert die RKSVO, dass die Protokoll-Exporte unveränderlich gespeichert werden müssen. „Unveränderlichkeit“ meint eine Nicht-Manipulierbarkeit (oder jedenfalls den Ausschluß einer unbemerkte Manipulationmöglichkeit) im Sinne der üblichen Grundaufzeichnungspflichten. Rechtlich völlig einwandfrei wäre das nur erreichbar durch die Sicherung der Protokolle bei einem dafür zertifizierten Dienste-Anbieter. Große Betriebe mit komplexen Strukturen werden diesen Weg wählen, wollen sie völlig erhaben über jeden Verdacht sein.
  • Im Rahmen des Einsatzgebietes in einer therapeutischen Praxis und mit deren technischen Möglichkeiten ist eine unbemerkbare Manipulationsmöglichkeit faktisch nicht gegeben. Durch die Verkettung der Protokolleinträge wäre ein enormer technischer Aufwand nötig, um das Protokoll unbemerkbar zu manipulieren. Uns ist keine Beanstandung seitens des BMF bekannt, wenn das Protokoll mit gängigen Backup-Methoden wie der unsrigen regelmäßig und verläßlich gesichert wurde.

Erstelle den Jahresbeleg nach Ablauf des alten Jahres aber vor dem ersten Barumsatz des neuen Jahres.

Falls du im neuen Jahr über einen längeren Zeitraum keine Barumsätze hast (z.B. weil du gerade in Karenz bist), dann musst du den Jahresbeleg trotzdem bis spätestens 15. Februar erstellen und prüfen.

Der rechtliche Hintergrund dazu ist wie folgt:

• RKSV §8 (3) besagt: Mit Ablauf jedes Kalenderjahres ist der Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält (Jahresbeleg), auszudrucken, zu prüfen und gemäß § 132 BAO aufzubewahren.
• Der Gesetzgeber verlangt also ausdrücklich, dass der Jahresbeleg den Zählerstand zum Jahresende (also am 1. Jänner um 00:00) enthalten muss.
• Daraus ergibt sich, dass der Jahresbeleg prinzipiell in der Zeitspanne nach dem letzten Barumsatz des Vorjahres UND vor dem ersten Barumsatz des neuen Jahres erstellt werden muss.

Um mögliche Unklarheiten mit vorzeitig erstellten Jahresbelegen zu vermeiden, erlaubt unsere Software die Erstellung von Jahresbelegen prinzipiell immer erst nach Ablauf des betroffenen Jahres.

Nein.

Wenn du bereits einen Jahresbeleg erstellt hast, dann ist kein separater Nullbeleg mehr notwendig.

• Mögl. Ursache: Es ist keine Registrierkasse aktiviert und angemeldet.
  • Check: Menü Kassa » Registrierkassenverwaltung
• Mögl. Ursache: Die Registrierkasse erfasst nur Bar-Rechnungen.
  • Folglich befindet sich auf Ziel/Zahlschein-Rechnungen kein Registrierkassen QR-Code.
• Mögl. Ursache: In der Druckvorschau wird noch kein QR-Code angezeigt.
  • Die Signierung wird nur im „Ernstfall“, sprich beim tatsächlichen Abrechnen (Drucken) ausgeführt.

• In der Zeit des Ausfalls dürfen für maximal 48 Stunden Bar-Rechnungen erstellt werden. Kann der Ausfall innerhalb dieser Zeit nicht behoben werden, muss er in Finanz Online gemeldet werden.
• Häufigster Fall für solch einen „Ausfall“ ist eine kurzzeitig fehlende Internet-Verbindung. Wie behebe ich diesen Ausfall?
  • Stelle zuerst sicher, dass eine Internet-Verbindung aktiv ist.
  • Entweder: Die nächste erfolgreich (!) signierte Barrechnung macht das automatisch im Hintergrund.
  • Oder: Öffne die Registrierkassenverwaltung und erstelle einen Nullbeleg.
  • Achtung! Das hat innerhalb von 48 Stunden seit dem letzten Ausfall zu geschehen.

1. Ruhe bewahren. Unsere Registrierkasse wurde bereits mehrfach geprüft. Alle Prüfungen waren ok; es gab keine Beanstandungen.
2. Besorge dir einen neuen und leeren (!) USB-Stick.
3. Der Prüfer wird einen aktuellen Nullbeleg verlangen:
   1. Menü Kassa » Registrierkassenverwaltung, Button Nullbeleg erstellen
   2. Du kannst vorab und jederzeit einen Nullbeleg erstellen, um das auszuprobieren.
4. Der Prüfer wird über einen bestimmten Zeitraum den Export des Kassenprotokolls verlangen - das berüchtigte DEP (Datenerfassungsprotokoll).
   1. Verwende den Button DEP exportieren und speichere das Protokoll auf dem USB-Stick.
5. Eventuell verlangt der Prüfer ein Finanzprotokoll E131 gemäß BAO §131:
   1. Verwende Menü Kassa » Finanzprotokoll exportieren und speichere den Export auf dem USB-Stick
6. Eventuell verlangt der Prüfer eine Beschreibung des Kassensystems E131 gemäß BAO §131:
   1. Verwende Menü Kassa » Beschreibung gem. BAO §131 und drucke das PDF aus oder speichere es auf dem USB-Stick