Unser Honorarnoten Druck bietet zahlreiche Optionen. Jede Vorlage hat ihre eigenen und nur für sie gültigen Einstellungen.

• Bitte mach Folgendes:
  1. Öffne bei einem beliebigen Patienten die Honorarnoten.
  2. Tippe auf den Button mit den Punkten …
     
  3. Es öffnet sich ein Editor mit Einstellungen.
• Die einzelnen Einstellungen sind zeilenweise aufgelistet.
  • Links des = Zeichens steht die Bezeichnung der Option.
  • Rechts des = Zeichens steht der Wert der Option.
  • Beispiel: Bank=1
    • Diese Einstellung bedeutet, dass die Bankverbindung in der Fußzeile angedruckt werden soll.
  • Beispiel: Bank=0
    • Diese Einstellung bedeutet, dass die Bankverbindung in der Fußzeile nicht angedruckt werden soll.

Nachfolgend eine Liste der Einstellungen und was sie bewirken:

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*) Bitte wende dich an unseren Support, wenn du eine andere Farbe wählen willst. Du kannst aber auch gerne mit einer anderen Zahl experimentieren. 000: Blau; 255: Rot, 000: Grün

Grundsätzlich sind die Vorgänge
+ Honorarnote abrechnen,
+ Honorarnote ausdrucken und
+ Honorarnote exportieren oder per E-Mail versenden
völlig unabhängig von einander.

Der Ablauf ist Folgender:

1. Wähle bei Drucker mit welchem Drucker du drucken möchtest.
   • Hinweis: das Programm merkst sich den zuletzt verwendeten Drucker und schlägt diesen automatisch vor. Dieses Verhalten kann abgestellt werden: Rechts neben der Druckerauswahl gibt es einen kleinen Button mit drei … - dort gibt es ein Option.
2. Wenn du keinen Ausdruck wünscht, wähle den Eintrag Kein Drucker.
3. Wähle bei Bar bezahlt am ob es ein Bar- oder Zielrechnung sein soll.
4. Drücke Abrechnen: Die Abrechnung wird durchgeführt; im Hintergrund werden die entsprechenden Buchungen in der EA-Rechnung durchgeführt - Und je nachdem was bei Drucken eingestellt ist, wird auch gedruckt oder eben nicht.
5. Die abgerechnete Honorarnote kann nun als Pdf exportiert werden oder per E-Mail gesendet werden.

FAQ: Wie und wo verwende ich das E-Mail Service?

1. Vergewissere dich, dass dein IBAN im Programm erfasst ist. Erfasse deine IBAN unter dem Menü:
   Extras » Persönliche Daten bearbeiten
2. Ab der nächsten Rechnung wird der QR Code aufgedruckt werden. Bereits erstellte Rechnungen werden nicht aktualisiert.
3. „Der QR Code ist dennoch nicht auf der Rechnung!“
   • Lies bitte die FAQ unterhalb: Der QR Code “Zahlen mit Code” wird nicht angedruckt. Warum?

Die Preisliste wird unter dem Menü
Bücher » Betriebsbuch » Tarife
verwaltet.

Die Liste gilt nur für die private Verrechnung und beeinflußt die Vertragskassenabrechnung nicht.

1. Du kannst beliebig viele Tarifpositionen hinzufügen oder vorhandene bearbeiten.
   1. Das Löschen einer Tarifposition ist nur so lange möglich, als die Position im Patientenbuch noch nicht verwendet wurde.
2. Zur Zeit muss der Preis noch überschrieben werden, wenn du eine Preisänderung aktualisieren willst.
   1. Durch dieses Überschreiben geht die Information über frühere Preise verloren. Wir werden ein Update unserer Software bringen, in der auch frühere Preislisten erhalten bleiben.
   2. Eine Änderung in der Preisliste ändert niemals bereits vergebene Leistungen - Nicht in der Dokumentation und schon gar nicht in der Verrechnung.
3. Folgende Felder sind verfügbar:
   1. Feld Kurz-Bezeichnung: Rein für Programm-interne Verwendung
   2. Feld Bezeichnung: Das wird auf der Honorarnote als Leistungsbezeichnung stehen.
   3. Feld Dauer: Sofern angegeben, wird auf der Honorarnote eine eigene Dauer-Spalte aufscheinen.
   4. Feld Tarif: Dieser Preis wird bei einer neuen Leistung in Patientenbuch vorgeschlagen. Er kann individuell und anlassbezogen im Patientenbuch angepasst werden (ohne Rückwirkung auf die Preisliste!)
   5. Feld Position-Code: Das ist der gleichwertige offizielle Position-Code des Versicherungsträgers. Unser WAHonline App verwendet diese Zuordnung als Äquivalent für deine private Leistungsbezeichnung.

Hinweis:
+ Kilometergeld kann genau gleich wie ein normaler Leistungstarif verrechnet werden.
+ In der Behandlung wird bei der Leistungsvergabe der Fahrtengeld-Tarif wie gewohnt gewählt; einziger Unterschied: Als Anzahl wird die Zahl der gefahrenen Kilometer an dem Tag eingegeben.

Damit eine Position Kilometergeld verrechnet werden kann, muss sie als Leistung angelegt werden - wie eine ganz normale Therapieleistung.
Siehe FAQ oberhalb Preisliste verwalten

Nur wenn folgende Bedingungen erfüllt werden, erscheint ein „Zahlen mit Code“ auf der Honorarnote:

• Es muss eine nicht-bare Rechnung sein.
• Es muss zumindest deine IBAN angegeben sein.
  • Erfasse deine IBAN unter dem Menü:
    Extras » Persönliche Daten bearbeiten
• Verwende bitte nicht die (veralteten) Vorlagen A4_alt oder A5_alt. Diese drucken keinen QR Code auf.
  
• Bei den Einstellungen zur jeweiligen Honorarnoten-Vorlage muss die Einstellung ZahlenMitCode=1 lauten.
  • Die Einstellung ist per Default 1; aber vielleicht wurde sie manuell verstellt…?
  • ZahlenMitCode=0 unterdrückt die Anzeige des QR Codes.
  • Wie rufe ich diese Einstellungen auf?
    Siehe unterhalb nächste FAQ

• Die Position des QR Codes kann individuell angepasst werden. Bitte mach Folgendes:
  1. Öffne bei einem beliebigen Patienten die Honorarnoten.
  2. Tippe auf den Button mit den Punkten …
     
  3. Es öffnet sich ein Editor mit Einstellungen.
  4. Suche die Zeile „y_QR=215“
     („215“ steht für eine Zahl, welche die Milimeter vom oberen Blattrand angibt. In deinem Fall wahrscheinlich eine andere Zahl.)
  5. Erhöhe oder verringere die „215“ um die nötigen Milimeter.
     (Z.B.: Wenn der QR Code um 5 mm tiefer angedruckt werden soll, dann überschreibe „215“ mit „220“. )
  6. Schließen und speichern

Unsere Software beginnt jedes Jahr mit 1 zu zählen und zählt immer 1 dazu. Allerdings ist das Format ein wenig verklausuliert, sodass von extern nicht so einfach zu erkennen ist, welche fortlaufende Nummer das tatsächlich ist. Das war der Wunsch etlicher Kollegen, welche weniger arbeiten: Es soll nicht auf dem ersten Blick erkennbar sein, dass man im März des laufenden Jahres erst die 5. Rechnung ausstellt.

Der Aufbau der Nummerierung ist so:
1033324 ist die 333. Rechnung im Jahr 2024. Am besten man liest die Zahl von rechts her. 24 ist die Jahreszahl 2024, dann kommt die eigentliche Rechnungsnummer 333 und ganz links die Zahl 1 ist eine interne Therapeutinnen-ID im System.

Beispiele:

• 1000124 1. Rechnung im Jahr 2024 der Therapeutin Nr 1.
• 1000224 2. Rechnung im Jahr 2024 der Therapeutin Nr 1.
• 1000324 3. Rechnung im Jahr 2024 der Therapeutin Nr 1.
• 1000125 1. Rechnung im Jahr 2025 der Therapeutin Nr 1.
• 2000124 1. Rechnung im Jahr 2024 der Therapeutin Nr 2.

Seitens der Finanz gibt es die Vorschrift, dass die Nummerierung der Rechnung eindeutig und fortlaufend sein muss:

• Eindeutig heißt, dass es keine doppelten Nummern geben darf.
• Fortlaufend heißt, dass innerhalb eines Systems die nächste Nummer immer nach der gleichen Formel aus der vorigen Nummer erzeugt werden muss. Das kann erfüllt werden, indem zB immer eine 1 hinzugezählt wird. Genauso legitim ist es, immer 10 hinzuzählen - oder die Nummer ergibt sich überhaupt aus einer Zusammensetzung verschiedener Nummern; Beispiel: 100124 > 100224 > 100324 > 100424 »
• Da die Systeme sehr unterschiedlich sind, wird es bei Systemwechsel zu inkompatiblen Rechnungsnummern kommen.
• Wichtig ist, dass jedes System für sich die Nummern richtig vergibt.
• Es ist dann kein Problem, wenn das neue System mitten im Jahr mit einer Rechnungsnummer 1 beginnt.
• Es gibt daher keine Vorschrift, dass bei einem Systemwechsel das Nachfolgesystem die Rechnungsnummer aus dem Vorsystem übernehmen muss.

Dazu gibt es prinzipiell folgende Überlegungen:

• Alle automatisierten Zahlverfahren (Karten-Terminals; Handy-Apps, etc) funktionieren prinzipiell selbsttätig und unabhängig. Eigentlich stellt sich die Frage der Kompatibilität gar nicht.
  • Unsere Empfehlung: Du kannst jederzeit und uneingeschränkt automatisierte Zahlverfahren verwenden; bitte gehe dabei so vor:
    1. Erstelle in unserer Software die Honorarnote als bezahlt.
    2. Wähle dabei das Barzahlungsverfahren: Das ist irrelevant für die Erstellung der Honorarnote - aber informativ für deine Statistik.
    3. Die Barzahlung wird in unserer EA-Rechnung sofort als Einnahme gebucht.
    4. Solltest du in unserer Software eine Registrierkasse aktiviert haben, wird sie geflissentlich die Barzahlung gesetzeskonform protokollieren.
    5. Abschließend verwendest du deine Bezahl-App, Karten-Terminal, etc, damit der Kunde tatsächlich die Geld-Transaktion durchführen kann.
    • Sollte dein automatisiertes Zahlverfahren auch eine Registrierkasse beinhalten, wird diese ihren Job erledigen. In diesem Fall darf selbstverständlich keine Registrierkasse bei unserer Software aktiviert sein; sonst kommt es zu einer Doppelerfassung!
• Würde beim Erstellen der Honorarnote auch ein Zahlverfahren automatisch ausgelöst werden, wäre das sicher ein gewisser Komfortgewinn, ja.
  • Dagegen steht ein veritabler Implementierungsaufwand, Wartungsaufwand und nicht unerhebliche Betriebskosten bei den diversen Anbietern.
  • Zudem gibt es unzählige Anbieter mit nicht-einheitlichen Verfahren. Das würde die Entwicklungskosten abermals treiben.

Plus und Minus abgewogen: Die Implementierung rangiert bei uns auf niedriger Priorität. Es spricht zu vieles dagegen. Es gibt wichtigere Prioritäten.

Nein. Rechtlich gesehen gibt es nur zwei Formen der rechtsverbindlich gültigen Unterschrift:

1. Handschriftliches Autogramm
2. Digitale Signierung (zb mit der ID Austria)

Alles andere ist - wenn's drauf ankommt - rechtlich unverbindlich, wie zum Beispiel:

• Grafik, Scan oder Foto einer Unterschrift
• Fotokopie oder Scan einer handschriftlich unterschieben Honorarnote
• Honorarnote mit Registrierkassen QRCodes

Interessanterweise akzeptieren in etlichen Fällen die Sachbearbeiter der Sozialversicherungsträger Registrierkassen QRCodes, obwohl sie diese nicht entschlüsseln können. Das kann nur der Kasseninhaber - und die Finanz
In diesen Fällen nimmt die Sachbearbeiterin wohlgefällig an, dass die Honorarnote nicht gefälscht ist - oder verlangt vom Patienten einen Zahlungsnachweis.

Diese irrtümliche Rechnung muss storniert und neu ausgestellt werden.

• In der Buchhaltung ist die Art der Bezahlung nicht mehr änderbar. Aus gutem Grund: Finanzrechtlich muss die Unterscheidung bar oder nicht-bar beim Ausstellen festgelegt werden (Belegerteilungspflicht).
• Ob eine Rechnung bar bezahlt oder per Bank überwiesen wird, ist nur bei deren Ausstellung im Honoarnoten-Druck festlegbar.